呼叫中心由四個(gè)部分組成:客戶(hù)端、呼叫中心、坐席端、中心數(shù)據(jù)庫(kù)。
1. 客戶(hù)端
客戶(hù)端與呼叫中心的關(guān)系不大,只需要向電信局申請(qǐng)中繼線,就可將客戶(hù)端接入呼叫中心。目前,國(guó)內(nèi)常用的中繼線是:模擬中繼線、ISDN中繼線(2B+D),E1中繼線(30B+D)。
2. 呼叫控制
呼叫中心部分是呼叫系統(tǒng)的核心,呼叫中心部分決定了服務(wù)系統(tǒng)的性能。呼叫中心部分采用板卡方式。可實(shí)現(xiàn)智能呼叫分配、自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答、坐席轉(zhuǎn)接等功能。
該呼叫中心采用先進(jìn)的可編程智能語(yǔ)音平臺(tái)建立
呼叫中心系統(tǒng),利用語(yǔ)音平臺(tái)軟件可方便的控制呼叫分配、自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答、人工坐席轉(zhuǎn)接等。
CTI服務(wù)器的主要功能有:
語(yǔ)音的錄制,語(yǔ)音文件的編輯與修改;
系統(tǒng)流程的編輯與修改;
傳真文件的編輯與修改;(可選)
客戶(hù)訪問(wèn)的統(tǒng)計(jì)與分析;
業(yè)務(wù)代理受話(huà)的次數(shù),以及服務(wù)時(shí)間統(tǒng)計(jì);
對(duì)業(yè)務(wù)代理與客戶(hù)通話(huà)的錄音、監(jiān)聽(tīng)、查聽(tīng);
中心數(shù)據(jù)庫(kù)管理;(可選)
呼叫中心系統(tǒng)維護(hù)
3.坐席端
坐席端是為客戶(hù)提供人工服務(wù)的終端設(shè)備,通常由坐席電腦和坐席電話(huà)組成,由于在打電話(huà)的同時(shí),操作電腦很不方便;因此坐席員多使用耳機(jī),并通過(guò)電腦控制電話(huà)操作。將電話(huà)和電腦集成在一起使用,既方便操作電話(huà)又方便使用電腦。
4.中心數(shù)據(jù)庫(kù)
中心數(shù)據(jù)庫(kù)是呼叫中心的信息來(lái)源,也是信息存儲(chǔ)器,呼叫中心之所以在各個(gè)行業(yè)得到廣泛應(yīng)用,與中心數(shù)據(jù)庫(kù)有很大的關(guān)系。由于中心數(shù)據(jù)庫(kù)所存儲(chǔ)的信息的不同,使呼叫中心的內(nèi)
四、主要功能模塊 自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答(IVR)
自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答(IVR)實(shí)際上是一個(gè)自動(dòng)的“業(yè)務(wù)代理”。通過(guò)IVR模塊,客戶(hù)可以利用雙音頻話(huà)機(jī),通過(guò)電話(huà)按鍵從該系統(tǒng)中獲得預(yù)先錄制的數(shù)字語(yǔ)音信息。
智能選擇座席(ACD)
自動(dòng)呼叫分配系統(tǒng)(ACD)是呼叫中心有別于一般的熱線電話(huà)系統(tǒng)的重要部分,在一個(gè)呼叫中心中,ACD成批的處理來(lái)話(huà)呼叫,并將這些來(lái)話(huà)按指定的轉(zhuǎn)接方式傳送給具有相關(guān)職責(zé)或技能的各個(gè)業(yè)務(wù)代理。ACD提高了系統(tǒng)的效率,減少了呼叫中心系統(tǒng)的開(kāi)銷(xiāo),并使公司能更好的利用客戶(hù)資源。
錄音功能(VR)
呼叫中心中的錄音功能能夠同時(shí)對(duì)多條外線和坐席進(jìn)行錄音,是計(jì)算機(jī)技術(shù)和語(yǔ)音技術(shù)的完美結(jié)合。借助大容量計(jì)算機(jī)硬盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì),完全突破了傳統(tǒng)的電話(huà)錄音概念。此項(xiàng)功能可以將外線撥入或坐席撥出的電話(huà)號(hào)碼,使用的通道號(hào),來(lái)電時(shí)間或撥出時(shí)間等信息記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中,以便靈活的錄音查詢(xún)。根據(jù)選配的語(yǔ)音卡不同可以實(shí)現(xiàn)。
人工座席應(yīng)答
根據(jù)客戶(hù)的需要,將進(jìn)行自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答(IVR)的話(huà)路轉(zhuǎn)接到人工座席上,客戶(hù)將和業(yè)務(wù)代理進(jìn)行一對(duì)一的交談,接受客戶(hù)預(yù)定、解答客戶(hù)的疑問(wèn)或輸入客戶(hù)的信息。
查詢(xún)統(tǒng)計(jì)
需要有效的測(cè)定呼叫中心的數(shù)據(jù),因此,呼叫中心需要能夠?qū)艚屑绊憫?yīng)的時(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)的存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、輸出,并且具備生成各種報(bào)表的功能。強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能包括對(duì)各時(shí)期(實(shí)時(shí)、天、月、年)的話(huà)務(wù)特征的統(tǒng)計(jì),對(duì)各時(shí)期、各專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)特征的統(tǒng)計(jì),對(duì)各輔導(dǎo)員的工作特征的實(shí)時(shí)或歷史的統(tǒng)計(jì),對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析。系統(tǒng)可以根據(jù)客戶(hù)自動(dòng)查詢(xún)時(shí),查詢(xún)的內(nèi)容,查詢(xún)的時(shí)間生成節(jié)點(diǎn)查詢(xún)數(shù)據(jù)表,積累客戶(hù)喜好數(shù)據(jù);同時(shí)可以統(tǒng)計(jì)每個(gè)業(yè)務(wù)代理的話(huà)務(wù)量,通話(huà)時(shí)長(zhǎng),以此分析業(yè)務(wù)代理的服務(wù)質(zhì)量等。
客戶(hù)信息管理(CRM)
根據(jù)來(lái)電自動(dòng)屏幕彈出用戶(hù)信息,并顯示歷史電話(huà)記錄。支持 多選一 從多個(gè)客戶(hù)中選擇其中一個(gè)客戶(hù)。支持對(duì)客戶(hù)資料的管理,能夠?qū)崿F(xiàn)客戶(hù)資料的精確查找。可以對(duì)電話(huà)記錄管理,并對(duì)電話(huà)記錄分類(lèi)(投訴、咨詢(xún)、建議)管理。還具備銷(xiāo)售訂單、價(jià)格管理、預(yù)約管理、維修登記、客戶(hù)回訪等功能。
知識(shí)庫(kù)(AMS)
知識(shí)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)概念檢索的前提和基礎(chǔ),知識(shí)庫(kù)管理是保證知識(shí)不斷更新、不斷完善的必要手段。如將企業(yè)的產(chǎn)品介紹或者客戶(hù)經(jīng)常咨詢(xún)的問(wèn)題整理到知識(shí)庫(kù)系統(tǒng),可以方便座席人員進(jìn)
行信息檢索和查閱。使座席人員能夠迅速準(zhǔn)確的回答客戶(hù)提出的問(wèn)題,提高服務(wù)質(zhì)量。
短信網(wǎng)關(guān)(SMS)
支持以短信方式與客戶(hù)進(jìn)行互動(dòng)。如新產(chǎn)品推介、生日祝福、會(huì)議提醒等功能